嚴格使用審批，留存使用痕跡 建立用印審批制度：任何使用合同章的行為，必須經(jīng)過規(guī)范的審批流程。例如： 由業(yè)務(wù)部門提交《用印申請單》，注明合同名稱、簽約方、用印頁數(shù)、用印原因等信息； 經(jīng)部門負責人審核、法務(wù)部門（或合規(guī)部門）對合同內(nèi)容合規(guī)性審核后，報企業(yè)負責人（或授權(quán)人）審批； 審批通過后，保管人方可蓋章，嚴禁 “先蓋章后審批” 或 “無審批蓋章”。 全程記錄留痕： 用印時，保管人需核對合同內(nèi)容與審批單信息是否一致，確認無誤后在指定位置蓋章； 建立《合同章使用登記臺賬》，詳細記錄每次用印的日期、合同名稱、簽約方、用印數(shù)量、審批人、經(jīng)辦人、保管人等信息，必要時留存合同復(fù)印件或掃描件存檔； 蓋章過程可通過監(jiān)控錄像記錄（如在保管地點安裝攝像頭），便于后續(xù)追溯。

需要注意的是，材質(zhì)的辨識度需結(jié)合規(guī)范的刻制工藝（如激光雕刻、手工精雕等）才能化體現(xiàn)。無論選擇哪種材質(zhì)，確保印章字體規(guī)范、線條清晰、尺寸符合規(guī)定，都是提升辨識度的基礎(chǔ)。此外，法人章的合法性主要依賴正規(guī)備案，材質(zhì)選擇需在合規(guī)前提下結(jié)合實際需求（如耐用性、預(yù)算等）綜合考慮。

選擇刻章機構(gòu)：要前往公安機關(guān)指定的具有合法資質(zhì)的刻章單位。可以通過當?shù)毓膊块T官網(wǎng)等渠道了解刻章單位的資質(zhì)及信譽。

準備材料：通常需要營業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件、法人身份證原件及復(fù)印件。如果委托他人辦理，還需提供法人授權(quán)委托書及被委托人身份證原件及復(fù)印件。不同地區(qū)可能要求略有差異，如佛山地區(qū)還需要刻章申請書或委托書等。