檔案數字化加工整理不僅提高了檔案管理的效率和性，還促進了檔案信息的共享和交流。具體來說，它具有以下幾個方面的意義：

1.效率革命：數字化檔案實現了秒級檢索，極大縮短了查詢時間，提高了工作效率。

2.資源共享：通過網絡平臺，檔案資源得以跨地域、跨機構共享，促進了知識的傳播與利用。

3.成本控制：減少了紙質檔案的管理成本，包括存儲空間、維護費用等，實現了資源的優化配置。

4.文化傳承：數字化手段為珍貴歷史檔案的保護與傳承提供了新途徑，使文化遺產得以永續流傳。

簡而言之，檔案數字化加工就是將紙質檔案轉換為電子檔案進行保存。這一過程需遵循國家局頒布的《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017）標準，包含數字化前處理、目錄數據庫構建、檔案掃描、圖像后期處理、數據掛接以及數字化成果的驗收與移交等多個關鍵環節。

檔案數字化加工流程中，掃描設備是不可或缺的。為了幫助檔案工作者更便捷地選擇適合自己的掃描設備，本文將介紹幾類常用的掃描儀器，包括高速掃描儀和平板掃描儀。

高速掃描儀適用于紙張狀況良好、無損壞的檔案，其體積小巧、攜帶方便，且掃描速度和質量均較高。但需注意，每次掃描時不能放置過多檔案，同時使用成本也相對較高。在追求“圖像質量”和“穩定性”的同時，“高掃”設備的高速性能尤為關鍵。例如，在精益掃描儀的產品分類中，工作組級產品的處理速度可達每分鐘15-30頁，部門級產品在40-60頁，而生產型產品則至少能達到100頁。

檔案數字化加工流程，即調卷→信息轉入和錄入→拆卷整理→建立條碼標識→數字化掃描→影像處理與關聯入庫→案卷還原→影像與數據檢查→還卷等，有清晰、完整的檔案數字化作業流程管理、角色管理、工位管理、任務管理和作業管理功能；圖像存儲工作中應特別注意圖像文件命名規則：紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的惟一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。之后再對數字化后的文檔進行批量處理，處理完將保存為PDF格式；后將所有文檔批量轉換為可以、檢索利用的雙層PDF格式，然后進行光盤刻錄，確保刻錄好的光盤能正確地讀出，并做好標識標簽。