檔案數字化加工整理的定義：

檔案數字化加工整理是指將紙質或非數字形式的歷史文獻、文物等資料，通過計算機技術將其轉換為數字格式的過程。這一過程主要利用掃描、錄入、圖像處理等技術，將傳統載體的檔案轉化為數字信息檔案，并存儲在計算機信息庫中，以便于檔案的保存、查詢和利用。

檔案數字化加工流程中的關鍵環節以及需要我們特別關注的事項。

1）在開展檔案數字化加工之前，首要任務是對檔案進行分類與整理以確保后續流程的順利進行，這如同構建房屋的地基，為整個流程奠定堅實基礎。

2）在檔案數字化加工過程中，必須依據檔案紙質的實際情況，謹慎選擇適當的掃描設備不恰當的選擇不僅可能損害檔案紙質原件，還會影響掃描質量。

3）建議選用正規的檔案數字化管理系統來進行數字化加工。這樣不僅保障了檔案掃描后圖像的加工質量，還能顯著提升后續檔案查詢與借閱的效率。

4）盡管在檔案數字化加工流程中已經獲取了電子版檔案，但同樣需要高度重視紙質原件的保護，以防范非法人員的侵入與不當行為。

在我國，早給“數字化檔案”下定義的人，是鄒悅。他給數字化檔案下的定義是：數字化檔案是指由辦公自動化形成的電子文件歸檔后形成的檔案。后來者也對數字化檔案進行了補充。

在我國，早給“數字檔案”下定義的，是宋巖。他給數字檔案下的定義是：數字檔案是指用計算機等工具對歷史記錄進行數字編碼，并將所得數據記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。

從記錄方式來說，數字檔案是用計算機語言，將歷史記錄數據化的形式來記錄的。

從載體來說，它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體，而用磁盤、光盤等載體。

對于數字檔案的定義，不同的人也有不同的認知。有人認為數字檔案是歸檔電子文件，也有人認為數字檔案是館藏檔案的數字化信息，還有人認為兩者都是。