在整理文書檔案時，分類和歸類是不可或缺的環節。分類主要依據年度、機構或問題、保管期限三個因素，形成不同的分類方案。而歸類則是在確定文件材料屬于歸檔范圍并判定保管期限后，將其放置到相應位置的過程。

檔案數字化加工，簡而言之，就是利用掃描儀等先進設備，將紙質檔案逐一轉化為數字圖像，這些圖像可存儲在多種載體上，如自帶、自盤或光盤等。在轉換過程中，需嚴格依據紙質檔案的內在邏輯和聯系，同時建立起目錄數據與這些數字圖像之間的緊密關聯。

數字化檔案來源包括兩個部分，一部分是隨著政府信息化的進程，網絡化辦公與無紙化辦公的出現，各機構生成大量的電子文件，電子文件歸檔后作為電子檔案存儲在檔案館。

另一部分就是館藏的紙質檔案、照片、膠片等傳統檔案利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描儀等技術手段轉化為數字化的信息。

數字化檔案的定義，目前不同的人有不同的認知。一部分人認為數字化檔案是電子文件歸檔后的產物。另一部分人認為數字化檔案是傳統檔案數字化后形成的數字化形式的檔案。還有一部分人認為前兩者都是。

貴陽創信達科技有限公司是一家從事檔案文件整理加工、檔案數字化加工、檔案掃描、檔案電子化、檔案信息化、檔案管理咨詢、檔案管理軟件、檔案用品及檔案設備銷售的外包服務為一體的綜合性技術服務檔案科技公司，公司立足貴州，為各企事業單位及各級政府機關提供一站式檔案外包服務。