為加大機關檔案規范化管理，增強檔案工作標準化管理意識，更有效的積累、保護和利用檔案信息資源，更好的為國家和機關工作服務，建立和健全檔案規章制度，理順檔案工作機制，夯實檔案工作基礎，更有效的利用檔案資源記錄及便利查詢和利用，為后續單位進行決策、開展相關業務提供重要依據。

檔案室設施建設的完善性可以大限度地維護檔案的完整性與信息，方便檔案的便利查詢與利用。

檔案室庫房要做到防潮、防水、防火、防盜、防陽光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物(霉、蟲、鼠)。現需購買檔案密集架、滅火器、溫濕度計、除濕機、避光窗簾、檔案制度KT板，來符合檔案防護的基本要求，完善檔案室的基本設施，滿足檔案文件保管與存放的要求，促使檔案工作能更加規范有序的開展。

3、效益性原則：由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據自身的能力，根據館(室)藏基礎，分析用戶需求，研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。

實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。數據錄入后，可以方便地打印出相關的收發文單據、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。