排列
按時間順序排列：對于同一類檔案，按照其形成的時間先后順序進行排列，能清晰地反映事物的發展過程。
按重要程度排列：將重要的檔案排在前面，次要的排在后面，便于優先查閱重要檔案。
按文號排列：按照文件的發文字號順序排列，適用于有明確文號的檔案，方便通過文號快速查找檔案。
編號
檔號編制：給每個檔案或檔案盒編制的檔號，檔號應包含分類號、年度、案卷號等信息，例如 “XZ - 2023 - 001”，其中 “XZ” 表示行政檔案，“2023” 是年度，“001” 是案卷號。
編號標識：在檔案盒或檔案上清晰地標注檔號，可使用標簽或直接打印在檔案盒上，確保編號醒目、易于識別。
按內容主題分類
問題分類法：依據檔案所反映的主題內容進行分類，將同一問題或同一專題的檔案集中整理。例如，企業關于產品研發的檔案，可將涉及不同產品研發的市場調研、技術方案、實驗數據等歸為一類，便于集中查閱和研究相關問題。
事由分類法：按照檔案所涉及的具體事件或事務進行分類。如在處理法律糾紛時，將與該糾紛相關的合同、往來信件、庭審記錄等檔案整理在一起，能呈現事件的起因、經過和結果。
結合實際使用需求
滿足利用者需求：考慮檔案的主要利用者是誰，他們通常會以何種方式查找和使用檔案。例如，對于企業的檔案，財務人員可能需要按財務科目分類查找財務報表，銷售人員可能更關注按客戶或產品分類的銷售記錄。因此，在確定主題和分類標準時，要盡量滿足不同利用者的需求，提案的利用效率。
便于檢索和查詢：分類標準應便于建立清晰的檢索體系，使檔案能夠通過關鍵詞、主題詞等快速檢索到。可以采用多級分類的方式，將大的主題進一步細分，每個類別都有明確的定義和范圍，避免分類過于籠統或模糊，以便于準確地定位和查詢檔案。
