現(xiàn)代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。
1.桌椅、（現(xiàn)代會議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)）、茶水
桌椅是最基本的設備，可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現(xiàn)代會議的需要，一般采用能重復使用的桌面智能終端，推進無紙化的進程，真正體現(xiàn)綠色會議，智能會議的需要。
