傳真機將需發送的原件按照規定的順序,通過光學掃描系統分解成許多微小單元(稱為像素),然后將這些微小單元的亮度信息由光電變換器件順序轉變成電信號,經放大、編碼或調制后送至信道。接收機將收到的信號放大、解碼或解調后,按照與發送機相同的掃描速度和順序,以記錄形式復制出原件的副本。傳真機按其傳送色彩,可分為黑白傳真機和按占用頻帶可分為窄帶傳真機(占用一個話路頻帶)、寬帶傳真機(占用12個話路、60個話路或更寬的頻帶)。占用1個話路的文件傳真機,按照不同的傳輸速度和調制方式可分為以下幾類:①采用雙邊帶調制技術,每頁(16開)傳送速度約6分鐘的,稱為一類機;②采用頻帶壓縮技術,每頁傳送速度約 3分鐘的,稱為二類機;③采用減少信源多余度的數字處理技術,每頁傳送速度約 1分鐘的,稱為三類機;④將可與計算機并網、能儲存信息、傳送速度接近于實時的傳真機,定為四類機。按用途可分為氣象圖傳真機、相片傳真機、文件傳真機、報紙傳真機等。記錄方式多用電解、電磁、燒灼、照相、感熱和靜電記錄等。
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