慶典活動有一個適時舉行問題。選擇好時機, 可以為典禮增色不少, 增強活動的效果。如企業慶典活動通常要把企業時機、市場時機結合起來考慮, 使慶典活動與市場時機相契合。有些典禮的時間是固定的, 如節日、紀念日, 這些慶典一般只能提前,不能推后。有些慶典則要選擇時機。如開業、竣工等典禮, 除了要籌備好以外, 還要考慮有關領導能否出席、氣候及前后節慶情況等因素。

對于商務活動主持人的挑選，不同的舉辦方有不同的做法，有的主辦方有自己長期合作的主持人，有的主辦方則把這個活交給活動策劃公司來辦，不管是哪一方來辦這個事，誰都不能馬虎。一個好的合適的主持人不僅僅需要能活躍活動現場的氣氛而且也需要有處理突發事件的能力，這樣才能將你的活動策劃圓滿的舉行。

現場表現很重要如果主持人允許，可以讓主持人現場表演一段，看看是否能掌握現場的控制權和現場的氣氛，調動能力，這樣可以更直接和清晰地判斷。活動現場最重要的就是現場流程的設計以及團隊配合了。現場流程及主持稿的設計也很重要。好的主持人除了口才和現場表現能力外，更重要的就是現場設計一個最適合的主持方案，這樣才能顯示出主持人的專業水平。

現場團隊配合：活動一般都由策劃公司來統籌，所以，這需要策劃公司與主持人之間的配合。如果主持人有靈光一閃的創意沒有跟策劃公司這方溝通，當天牽涉的音樂、燈光、舞美效果、甚至督導等等都會受到影響，直接影響活動策劃的效果。