什么是文書檔案？文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

作為機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案，涵蓋了命令、指示、決定、布告等各類通用文書。這些檔案不僅記錄了單位的重要活動(dòng)和決策，更體現(xiàn)了文書檔案的獨(dú)特價(jià)值和研究意義。

在整理文書檔案時(shí)，分類和歸類是不可或缺的環(huán)節(jié)。分類主要依據(jù)年度、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限三個(gè)因素，形成不同的分類方案。而歸類則是在確定文件材料屬于歸檔范圍并判定保管期限后，將其放置到相應(yīng)位置的過(guò)程。

在我國(guó)，早給“數(shù)字檔案”下定義的，是宋巖。他給數(shù)字檔案下的定義是：數(shù)字檔案是指用計(jì)算機(jī)等工具對(duì)歷史記錄進(jìn)行數(shù)字編碼，并將所得數(shù)據(jù)記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。

從記錄方式來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案是用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，將歷史記錄數(shù)據(jù)化的形式來(lái)記錄的。

從載體來(lái)說(shuō)，它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體，而用磁盤、光盤等載體。

對(duì)于數(shù)字檔案的定義，不同的人也有不同的認(rèn)知。有人認(rèn)為數(shù)字檔案是歸檔電子文件，也有人認(rèn)為數(shù)字檔案是館藏檔案的數(shù)字化信息，還有人認(rèn)為兩者都是。